Casos de Uso

1. Automatización para Conseguir Clientes y Leads Calificados

Objetivo: Atraer a personas interesadas (leads) y guardarlas en una lista organizada para contactarlas después.

Herramientas: Make/n8n, Google Ads, Airtable.

Pasos:

1. Recoger datos de interesados:
   • Cuando alguien llena un formulario en un anuncio de Google o Facebook, se envían sus datos (nombre, email) automáticamente al sistema.
2. Clasificar personas:
   • Un robot revisa si la persona cumple con lo que estás buscando, como si está en la ciudad correcta o si su presupuesto encaja.
3. Guardar en una lista:
   • Si la persona cumple, se guarda su información en una tabla organizada (Airtable o Google Sheets).
4. Enviar un mensaje:
   • Se envía un correo automático diciendo algo como: “¡Gracias por tu interés! Nos pondremos en contacto pronto.”

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2. Automatización para Responder Preguntas y Enviar Cotizaciones

Objetivo: Ayudar a responder dudas de clientes y enviarles un documento con los precios de tus servicios.

Herramientas: Flowise.io (agente), Make/n8n, Google Docs.

Pasos:

1. Hablar con un robot:
   • Un cliente manda un mensaje preguntando por tus servicios, como: “¿Cuánto cuesta un paquete básico?”.
   • El robot (Flowise.io) responde con la información básica: “Nuestro paquete cuesta $1000 e incluye asesorías y configuraciones.”
2. Recolectar información:
   • Si el cliente quiere una cotización, el robot le pide algunos datos como su nombre, correo y tipo de servicio que necesita.
3. Hacer el documento:
   • El sistema llena una plantilla de cotización automáticamente con los datos del cliente y el precio del servicio.
4. Enviar la cotización:
   • El cliente recibe un correo con un archivo PDF que dice: “Gracias por contactarnos. Aquí está tu cotización personalizada.”

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3. Automatización para Controlar Facturación Electrónica

Objetivo: Generar facturas automáticamente y enviarlas a los clientes sin esfuerzo.

Herramientas: Make/n8n, Facturama API, Gmail.

Pasos:

1. Registrar una venta:
   • Cuando alguien compra algo, sus datos (nombre, producto, precio) se guardan en una tabla (Airtable o Google Sheets).
2. Crear la factura:
   • El sistema usa esa información para generar una factura legal automáticamente.
3. Guardar la factura:
   • La factura se guarda en una carpeta especial (Google Drive) para que siempre tengas una copia.
4. Enviar al cliente:
   • El cliente recibe un correo con la factura diciendo: “Gracias por tu compra. Aquí tienes tu factura.”

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4. Automatización para Responder Preguntas Frecuentes

Objetivo: Que un robot responda automáticamente las preguntas más comunes de tus clientes.

Herramientas: Flowise.io, WhatsApp API.

Pasos:

1. Recibir un mensaje:
   • Un cliente escribe por WhatsApp preguntando: “¿Cuánto cuesta el envío?”.
2. El robot responde:
   • El robot, conectado a Flowise.io, contesta automáticamente: “El envío cuesta $5 y llega en 3 días.”
3. Dar más opciones:
   • Si el cliente tiene otra duda, el robot le sugiere: “¿Quieres saber más sobre nuestros productos? Escribe 1.”

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5. Automatización para Agendar Reuniones con Clientes

Objetivo: Organizar reuniones sin que tengas que hacerlo manualmente.

Herramientas: Make/n8n, Calendly, Gmail.

Pasos:

1. El cliente elige una fecha:
   • El cliente recibe un enlace donde puede elegir el día y la hora que más le convenga para reunirse contigo.
2. Confirmar la cita:
   • Una vez elegida la fecha, el sistema la guarda automáticamente en tu calendario de Google.
3. Enviar recordatorio:
   • 24 horas antes de la reunión, el cliente recibe un correo diciendo: “¡Hola! Te esperamos mañana a las 3 PM.”

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6. Automatización para Crear Publicaciones en Redes Sociales

Objetivo: Ahorrar tiempo publicando contenido en redes sociales automáticamente.

Herramientas: Make/n8n, Facebook API, Instagram API.

Pasos:

1. Preparar el contenido:
   • Subes las imágenes y textos de las publicaciones a una tabla (Airtable).
2. Programar publicaciones:
   • El sistema programa las publicaciones para que salgan en días y horas específicas.
3. Publicar automáticamente:
   • Tus redes sociales publican el contenido sin que tengas que hacer nada.

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7. Automatización para Monitorear Comentarios en Redes Sociales

Objetivo: Saber qué dicen tus clientes sobre tu marca en Internet.

Herramientas: n8n, Google Sheets, API de Sentimiento (Google).

Pasos:

1. Revisar menciones:
   • El sistema busca cada hora si alguien menciona tu marca en Twitter o Instagram.
2. Analizar sentimiento:
   • Si alguien escribe “Me encanta este servicio,” el sistema lo clasifica como un comentario positivo.
3. Guardar comentarios:
   • Los comentarios positivos y negativos se guardan en una tabla para que los revises más tarde.

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8. Automatización para Seguimiento de Clientes Interesados

Objetivo: No olvidar contactar a personas que mostraron interés en tus servicios o productos.

Herramientas: Make/n8n, Airtable, Gmail.

Pasos:

1. Recoger datos del cliente:
   • Cuando alguien llena un formulario en tu página web, su información se guarda automáticamente en una tabla organizada (nombre, email, teléfono).
2. Establecer un recordatorio:
   • El sistema crea una tarea en tu calendario para recordarte que debes llamar al cliente en 3 días.
3. Enviar un correo:
   • Mientras tanto, el cliente recibe un email diciendo: “¡Gracias por tu interés! Pronto nos pondremos en contacto contigo.”

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9. Automatización para Organizar Equipos y Tareas

Objetivo: Asignar tareas automáticamente a los miembros de tu equipo según sus roles.

Herramientas: Latenote.com, Slack, Trello.

Pasos:

1. Registrar una nueva tarea:
   • Cuando alguien solicita un servicio en tu página web, el sistema genera automáticamente una tarea en tu tablero de Trello.
2. Asignar al responsable:
   • El sistema revisa quién está disponible en tu equipo y asigna la tarea a esa persona.
3. Notificar al equipo:
   • El responsable recibe un mensaje en Slack diciendo: “Tienes una nueva tarea asignada. Revisa los detalles en Trello.”

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10. Automatización para Notificar Ofertas Especiales

Objetivo: Enviar mensajes automáticamente a tus clientes cuando haya descuentos o promociones.

Herramientas: Make/n8n, WhatsApp API, Mailchimp.

Pasos:

1. Detectar una promoción:
   • Cuando activas una promoción en tu sistema (ej., 20% de descuento), el sistema lo registra automáticamente.
2. Seleccionar clientes:
   • El sistema busca en tu lista de contactos quiénes podrían estar interesados (por ejemplo, quienes compraron productos similares).
3. Enviar notificación:
   • Los clientes reciben un mensaje en WhatsApp o un correo con detalles de la oferta, como: “¡Aprovecha nuestro descuento del 20%! Solo válido por 3 días.”

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11. Automatización para Encuestas de Satisfacción

Objetivo: Saber qué opinan tus clientes sobre tu servicio o producto después de una compra.

Herramientas: Make, Google Forms, Gmail.

Pasos:

1. Registrar la compra:
   • Cuando alguien compra algo, el sistema guarda los detalles (nombre del cliente, producto, fecha).
2. Enviar una encuesta:
   • Después de 7 días, el cliente recibe un correo con un enlace a una encuesta: “Queremos saber tu opinión. ¿Cómo fue tu experiencia con nosotros?”
3. Guardar respuestas:
   • Las respuestas se guardan automáticamente en una tabla para analizar los resultados más tarde.

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12. Automatización para Gestionar Inventarios

Objetivo: Mantener el control de tu inventario sin hacerlo manualmente.

Herramientas: Make/n8n, Airtable, Notion.

Pasos:

1. Registrar una venta:
   • Cada vez que alguien compra un producto, se descuenta automáticamente del inventario registrado en Airtable.
2. Revisar niveles bajos:
   • Si el inventario de un producto es menor a 5 unidades, el sistema manda una alerta a tu correo o Slack.
3. Crear una orden de compra:
   • El sistema genera automáticamente una orden para reabastecer el producto.

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13. Automatización para Registrar Nuevos Clientes en CRM

Objetivo: Agregar automáticamente nuevos clientes a tu sistema de gestión.

Herramientas: Make/n8n, HubSpot, Airtable.

Pasos:

1. Recoger datos del cliente:
   • Cuando alguien se registra en tu página web, su información se guarda en tu CRM (nombre, email, teléfono).
2. Crear un perfil del cliente:
   • El sistema asigna automáticamente una etiqueta al cliente según su interés (ej., “interesado en cursos” o “interesado en servicios”).
3. Notificar a tu equipo:
   • El equipo de ventas recibe un mensaje diciendo: “Nuevo cliente registrado. Revisa su perfil en el CRM.”

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14. Automatización para Responder Solicitudes en Redes Sociales

Objetivo: Responder mensajes automáticamente en Instagram o Facebook Messenger.

Herramientas: Flowise.io, Zapier.

Pasos:

1. Recibir un mensaje:
   • Un cliente pregunta algo en tu cuenta de Instagram, como: “¿Tienen envíos gratis?”.
2. Responder automáticamente:
   • El robot revisa tu base de datos y responde: “Sí, el envío es gratis en compras mayores a $50.”
3. Escalar a un humano:
   • Si el cliente hace una pregunta más compleja, el robot envía un mensaje a tu equipo para que lo atienda.

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15. Automatización para Crear Reportes de Ventas

Objetivo: Generar reportes semanales de ventas sin esfuerzo.

Herramientas: Make, Google Sheets, Gmail.

Pasos:

1. Recolectar datos de ventas:
   • El sistema revisa todas las ventas registradas durante la semana en tu tabla (Airtable o Google Sheets).
2. Crear el reporte:
   • Genera un resumen con los totales de ventas, los productos más vendidos y los clientes más frecuentes.
3. Enviar a tu correo:
   • El reporte se manda automáticamente a tu correo cada lunes por la mañana.

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16. Automatización para Programar Mantenimiento de Equipos (Área Operativa)

Objetivo: Planificar el mantenimiento preventivo de equipos automáticamente.

Herramientas: Make/n8n, Google Calendar, Slack.

Pasos:

1. Registrar los equipos:
   • Crea una lista de tus equipos en Airtable o Google Sheets con fechas de último mantenimiento y frecuencia necesaria.
2. Calcular próximas fechas:
   • El sistema revisa automáticamente las fechas y programa un recordatorio en Google Calendar cuando se acerque la siguiente revisión.
3. Notificar al responsable:
   • Un mensaje llega a Slack o email diciendo: “El equipo A necesita mantenimiento el próximo lunes. Coordina con el proveedor.”

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17. Automatización para Conciliación Bancaria (Área Contable)

Objetivo: Revisar automáticamente los movimientos bancarios y compararlos con las facturas registradas.

Herramientas: Make/n8n, Airtable, Facturama, API bancaria.

Pasos:

1. Obtener datos bancarios:
   • El sistema descarga automáticamente un listado de los movimientos de tu cuenta bancaria.
2. Comparar con las facturas:
   • Revisa si todos los ingresos y egresos coinciden con tus facturas y registra cualquier diferencia.
3. Generar un reporte:
   • Si hay diferencias, el sistema las destaca en un informe enviado a tu correo.

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18. Automatización para Gestión de Presupuestos (Área Contable)

Objetivo: Organizar y monitorear presupuestos automáticamente.

Herramientas: Make/n8n, Google Sheets, Slack.

Pasos:

1. Registrar gastos y presupuestos:
   • Cada vez que se realiza un gasto, se registra automáticamente en una tabla (Google Sheets).
2. Actualizar el presupuesto:
   • El sistema ajusta los valores del presupuesto restante y verifica si hay desviaciones.
3. Notificar excedentes:
   • Si un área excede su presupuesto, el sistema envía una alerta: “Cuidado, has superado el presupuesto en la categoría de marketing.”

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19. Automatización para Monitoreo de Competencia (Área de Marketing)

Objetivo: Rastrear automáticamente lo que hace tu competencia en redes sociales o sitios web.

Herramientas: n8n, Web Scraping API, Airtable.

Pasos:

1. Rastrear contenido:
   • El sistema revisa diariamente las publicaciones en las redes sociales o blogs de tus competidores.
2. Analizar palabras clave:
   • Detecta palabras clave o temas frecuentes como “descuentos” o “nuevos lanzamientos.”
3. Guardar y notificar:
   • Los resultados se guardan en una tabla, y recibes un resumen semanal con los movimientos más relevantes.

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20. Automatización para Seguimiento de Campañas de Marketing Digital

Objetivo: Monitorear y ajustar el rendimiento de tus anuncios automáticamente.

Herramientas: Make/n8n, Google Ads API, Google Sheets.

Pasos:

1. Recolectar datos:
   • Cada día, el sistema descarga estadísticas de tus anuncios (clics, costos, conversiones).
2. Evaluar el rendimiento:
   • Si una campaña tiene un costo por clic muy alto, el sistema lo detecta automáticamente.
3. Ajustar presupuesto:
   • Redistribuye el presupuesto hacia campañas que están generando más conversiones.

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21. Automatización para Procesar Pedidos (Área Operativa)

Objetivo: Asegurar que los pedidos se procesen rápido y sin errores.

Herramientas: Make/n8n, Shopify API, Slack.

Pasos:

1. Recibir el pedido:
   • Cuando un cliente hace una compra, su pedido se guarda automáticamente en un sistema (Google Sheets o Airtable).
2. Notificar al almacén:
   • El sistema manda una alerta al almacén para preparar el envío.
3. Confirmar envío:
   • Una vez enviado, el cliente recibe un correo con el número de seguimiento de su paquete.

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22. Automatización para Capacitación Interna (Área de Recursos Humanos)

Objetivo: Gestionar capacitaciones para empleados de forma automática.

Herramientas: Make/n8n, Notion, Google Calendar.

Pasos:

1. Crear calendario de capacitaciones:
   • Las fechas de capacitación se registran en Google Calendar y se envían invitaciones automáticas a los empleados.
2. Asignar materiales:
   • El sistema envía por correo los materiales necesarios para la capacitación (documentos o videos).
3. Registrar asistencia:
   • Después de cada sesión, el sistema actualiza una lista con los asistentes y envía recordatorios a quienes no asistieron.

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23. Automatización para Reclutamiento de Talento (Área de Recursos Humanos)

Objetivo: Agilizar el proceso de revisión y selección de candidatos.

Herramientas: Make/n8n, LinkedIn API, Airtable.

Pasos:

1. Recolectar perfiles:
   • El sistema busca automáticamente candidatos en LinkedIn que cumplan con las palabras clave del puesto.
2. Clasificar perfiles:
   • Los candidatos se ordenan en una tabla según su experiencia y habilidades.
3. Enviar invitaciones:
   • El sistema manda mensajes automáticos a los mejores candidatos para invitarlos a una entrevista.

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24. Automatización para Control de Proyectos (Área Operativa)

Objetivo: Supervisar el progreso de proyectos en tiempo real.

Herramientas: Make/n8n, Trello, Slack.

Pasos:

1. Actualizar tareas:
   • Cada vez que alguien completa una tarea en Trello, el sistema actualiza automáticamente el porcentaje de progreso del proyecto.
2. Enviar recordatorios:
   • Si una tarea está atrasada, el responsable recibe un mensaje en Slack: “Recuerda completar esta tarea hoy.”
3. Generar reportes:
   • Cada semana, el sistema envía un resumen del avance total del proyecto.

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25. Automatización para Gestión de Feedback Interno (Recursos Humanos)

Objetivo: Crear un canal para recoger y analizar sugerencias o comentarios de los empleados.

Herramientas: Typeform, Make/n8n, Notion.

Pasos:

1. Recoger sugerencias:
   • Los empleados llenan un formulario con ideas o comentarios.
2. Clasificar el feedback:
   • El sistema etiqueta automáticamente las sugerencias (ej., “operaciones”, “mejora laboral”).
3. Generar reportes:
   • Se crea un informe mensual con las categorías y cantidad de comentarios recibidos.

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26. Automatización para Control de Carga de Trabajo (Recursos Humanos y Operaciones)

Objetivo: Detectar cuándo un miembro del equipo tiene demasiadas tareas asignadas.

Herramientas: Make/n8n, Airtable, Slack.

Pasos:

1. Monitorear tareas:
   • El sistema revisa cuántas tareas están asignadas a cada empleado.
2. Detectar sobrecarga:
   • Si alguien tiene más de un límite predefinido (ej., 10 tareas pendientes), el sistema manda una alerta.
3. Redistribuir:
   • Notifica al gerente para reasignar tareas a otros miembros del equipo.

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27. Automatización para Optimización de Procesos de Logística (Operaciones)

Objetivo: Coordinar el envío de productos con múltiples proveedores.

Herramientas: Make/n8n, Google Maps API, Airtable.

Pasos:

1. Planificar rutas:
   • Cuando hay varios pedidos, el sistema calcula la ruta más eficiente para cada repartidor.
2. Asignar pedidos:
   • Los pedidos se asignan a los repartidores según cercanía y capacidad de carga.
3. Monitorear entregas:
   • Los clientes reciben notificaciones automáticas con actualizaciones sobre su entrega.

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28. Automatización para Publicación en Redes Sociales (Marketing)

Objetivo: Publicar contenido automáticamente en todas tus plataformas.

Herramientas: Buffer, Make/n8n, Airtable.

Pasos:

1. Crear un calendario:
   • Planea tus publicaciones en una hoja de cálculo con fechas, textos e imágenes.
2. Automatizar publicaciones:
   • El sistema publica automáticamente en Instagram, Facebook y LinkedIn según el calendario.
3. Recoger métricas:
   • Recopila estadísticas (likes, comentarios, alcance) y genera un informe semanal.

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29. Automatización para Monitoreo de Proveedores (Operaciones y Compras)

Objetivo: Supervisar el cumplimiento de entregas por parte de proveedores.

Herramientas: Make/n8n, Google Sheets, Slack.

Pasos:

1. Registrar pedidos:
   • Se registra cada pedido en una hoja con fecha de entrega esperada.
2. Verificar cumplimiento:
   • Si un proveedor no cumple con la fecha, el sistema manda una alerta al equipo de compras.
3. Solicitar reposición:
   • Si el proveedor confirma un retraso, se envía automáticamente una solicitud de reposición.

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30. Automatización para Seguimiento de Cuentas por Cobrar (Contabilidad)

Objetivo: Recordar automáticamente a los clientes cuando tienen facturas pendientes.

Herramientas: Facturama, Make/n8n, Gmail.

Pasos:

1. Detectar facturas pendientes:
   • El sistema revisa las facturas registradas y detecta cuáles no han sido pagadas en la fecha acordada.
2. Enviar recordatorios:
   • Automáticamente se envía un correo al cliente con el detalle de la factura pendiente.
3. Escalar casos:
   • Si después de varios recordatorios no se paga, el sistema notifica al equipo para tomar acción.

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31. Automatización para Segmentación de Clientes (Marketing y Ventas)

Objetivo: Identificar a los clientes más relevantes y asignarles estrategias personalizadas.

Herramientas: Make/n8n, Airtable, Mailchimp.

Pasos:

1. Recolectar datos:
   • Analiza datos de compra (frecuencia, monto gastado) para clasificar clientes.
2. Segmentar audiencias:
   • Los clientes se agrupan en categorías como “frecuentes”, “nuevos” o “inactivos”.
3. Personalizar campañas:
   • Se envían correos personalizados según el grupo, como descuentos para reactivar a los inactivos.